Depuis la mise en vigueur de la loi de 2020, l’utilisation de factures numériques est partiellement autorisée lorsqu’elles sont destinées aux collectivités publiques. Ceci permet à grand nombre d’entreprises de recourir aux logiciels de facturation, encourageant vivement la dématérialisation des factures considérée comme étant un gain de performance considérable.
Avec de nombreuses fonctionnalités, ces logiciels facilitent la gestion, à condition de choisir l’offre la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise. Vous désirez utiliser un logiciel de facturation et vous ne savez pas lequel choisir ? Nous allons aborder tous les points nécessaires pour vous aider à vous décider ci-dessous.
Pourquoi choisir un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation est un outil informatique, il sert principalement à simplifier les démarches concernant la facturation pour les entreprises et dématérialiser les factures pour rendre l’activité plus facile. Ces logiciels prennent en charge plusieurs tâches d’ordinaire assez ennuyantes, notamment l’édition des factures, leur transmission et l’archivage des échanges entre l’entreprise et ses partenaires.
L’utilisation d’un logiciel de facturation ne représente pas une obligation légale, mais il est possible pour toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, de recourir à ces outils informatiques pour gagner en performance. Le plus important, c’est de choisir un logiciel de facturation qui s’adapte parfaitement aux spécificités de chaque organisation, ainsi qu’à ses relations avec ses partenaires.
Il est parfaitement possible pour les entreprises d’introduire un logiciel de facturation dans leur stratégie dès le début de leur activité, il suffit d’établir un modèle économique clair pour commencer à l’exploiter. L’avantage pour les entreprises, c’est qu’elles bénéficient d’une gestion économique plus simple avec tous les partenaires, en amont et en aval.
Comment bien choisir un logiciel de facturation pour une entreprise ?
Avec la variété des offres sur le marché, il est important de prendre en considération plusieurs critères avant de décider quel logiciel de facturation utiliser pour votre entreprise. En vue de vous aider à trouver la meilleure offre, nous avons réuni tous les éléments de choix les plus importants pour bénéficier de tous les avantages des logiciels de facturation avec votre entreprise.
Le profil comptable de votre entreprise
En effet, le profil comptable de votre entreprise constitue le premier critère que vous devez prendre en considération pour le choix d’un logiciel de facturation pour votre entreprise. Ceci vous permet de définir vos besoins, ainsi que les fonctionnalités dont vous aurez besoin sur votre outil informatique. On peut ainsi distinguer deux cas de figure :
- une gestion externe : dans ce cas-là, vous n’aurez besoin que des fonctionnalités de facturation sur votre logiciel, d’autant plus qu’il offre un accès à votre expert-comptable ;
- une gestion interne : un logiciel avec plus de fonctionnalités de comptabilité vous permettra de bénéficier d’une gestion Tout En Un.
La taille de votre entreprise
Afin de combler tous vos besoins avec un seul logiciel, vous devez choisir un logiciel de facturation en adéquation avec la taille respective de votre entreprise. Pour une TPE ou une PME, un logiciel offrant majoritairement des fonctionnalités de comptabilité, de facturation et de gestion des stocks sera parfaitement suffisant. C’est une solution abordable et parfaitement efficace.
Les logiciels ERP seront, quant à eux, mieux adaptés aux moyennes et grandes entreprises, en raison de la variété des fonctionnalités qu’ils proposent. Vous pourrez ainsi assurer de nombreuses tâches avec le même outil :
- facturation ;
- comptabilité ;
- gestion commerciale ;
- gestion de la paie ;
- gestion de la Relation Client, etc.
L’ergonomie du logiciel
Dans la plupart du temps, les éditeurs offrent une période d’essai plus ou moins longue pour vous permettre de vous familiariser avec le logiciel de facturation. Cette période est importante, parce que certains outils peuvent parfois sembler très intéressants sur papier, alors qu’ils peuvent s’avérer moins concluants dans la réalité, surtout si vos connaissances en gestion sont assez faibles.
L’ergonomie d’un logiciel de facturation est donc un autre élément particulièrement important qu’il faut prendre en considération avant de choisir telle ou telle offre sur le Web pour votre entreprise.
L’implantation des logiciels
Même si cela ne paraît pas important aux yeux de tous, mais vous devez absolument connaître les lieux d’implantation des serveurs d’un logiciel de facturation avant de faire votre choix. Vous pouvez choisir entre un logiciel internalisé que vous pourrez utiliser sous licence au sein de votre organisation, cela limite les risques de piratage de vos données.
Les serveurs SaaS sont plus dangereux, puisque les données informatiques de votre entreprise seront accessibles à certaines parties dans des pays comme les USA.
La configurabilité du logiciel
Afin d’adapter les fonctionnalités du logiciel à vos besoins, il est nécessaire de choisir un logiciel de facturation assez souple pour pouvoir :
- importer des données à partir d’un fichier CSV ;
- personnaliser des documents commerciaux ;
- autonomiser certaines tâches ;
- mettre en avant certaines informations sur une page d’accueil, etc.
Le plus important est de ne pas prendre le prix d’un logiciel de facturation comme élément central, puisque cela peut vous pousser à choisir une offre pas chère qui ne couvrira pas toujours tous vos besoins.